5 Etapas para alcançar um serviço de outsourcing eficaz!
O outsourcing tem vindo a tornar-se cada vez mais importante e eficaz em tempos de mudança como aqueles em que vivemos, pelo que encontrar o melhor parceiro para percorrer este caminho com sucesso, é essencial.
Neste artigo detalhamos o passo-a-passo que o levará a conseguir alcançar uma externalização de serviços efetiva na SUA empresa, permitindo-o focar no core business do seu negócio.
A externalização (ou outsourcing) de processos auxiliares irá melhorar a eficiência e produtividade da sua empresa ao combinar uma clara redução de custos, em paralelo com uma melhoria na gestão dos processos internos. As empresas especializadas em outsourcing estão aptas a assumir toda a gestão em múltiplas funções, com um grau de especialização em soluções tecnológicas, processamento de informação, logística, atendimento ao cliente, operações industriais, administração, gestão de recursos humanos, serviços de limpeza, entre muitas outras soluções, podendo abranger diversas funções e atuando, na prática, como parceiros comprometidos com o seu negócio.
A fórmula para o sucesso no Outsourcing
Optar pela externalização oferece-lhe muitas vantagens, contudo, devemos ser rigorosos quanto ao planeamento da estratégia a seguir, seguindo várias etapas que não devemos descurar, tais como:
- Planeamento e definição de objetivos. A sua empresa terá de definir os objetivos a cumprir para que seja possível realiza-los e concretiza-los na perfeição, analisando os riscos e abordando os pontos mais importantes a desenvolver. Em seguida, será o momento de traçar metas, que terão de ser mensuráveis.
- Análise de custos e serviços. Desde os funcionários, os acordos com terceiros até ao equipamento a utilizar, tudo influenciará o custo. Por um lado, menores serão os recursos disponibilizados pela sua empresa e, assim, existirá uma poupança de investimento. Por outro lado, a contratação de serviços de outsourcing terá impacto sobre eles. Nesta fase, devem ser analisadas possíveis melhorias futuras a colocar em prática ao longo do tempo, bem como os riscos que podem influenciar os custos.
- Implicações estratégicas. É chegada a hora de perceber a realidade da empresa, a sua visão, as suas competências, a sua filosofia, etc. só desta forma será possível determinar as áreas que devem ser externalizadas e as suas implicações na estratégia definida.
- Seleção de fornecedores. É necessário determinar as possíveis empresas fornecedoras pelo que, o mais fácil, será pesquisar várias opções para encontrar um parceiro profissional e confiável. Pesquise potenciais empresas e a sua reputação no mercado. Lembre-se que as ofertas com preços atraentes podem ser muito tentadoras, no entanto, tenha em mente que, na maioria das vezes, “o barato poderá sair-lhe caro”, por isso, recomendamos que analise, previamente, se os índices de qualidade exigidos podem ser satisfeitos de acordo com as suas necessidades.
- Externalizar não é o mesmo que delegar. Esta é uma das regras de ouro, uma vez que os processos de outsourcing exigirão a sua supervisão e controlo constantes, com protocolos que garantam o cumprimento dos serviços, da qualidade e, claro, obter avaliações do real impacto, visando garantir a externalização dos serviços de forma eficaz.
Siga o processo!
Uma vez definida a estratégia de outsourcing e a empresa encarregue deste processo, chega o momento decisivo da fase de transição, quando é preciso comunicar a decisão à equipa, definir o pessoal responsável, os planos de contingência e todas as mudanças organizacionais que isso irá implicar. Será igualmente necessário que exista um período de formação do pessoal, do fornecedor de outsourcing e que ele todos se adaptem o mais rapidamente possível.
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Bem-vindo à nova forma de Externalização!